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FAZIT
Unternehmen brauchen einen strategischen Partner, der die neusten Technologien analysiert, bewertet, implementiert und optimiert; der die notwendigen Skills parat hat; der Branchen- und Länderspezifische Anforderungen berücksichtigt; der beim Tempo am Markt mithalten kann. Der mit der IT-Strategie zum Unternehmenserfolg proaktiv beiträgt und der Verantwortung für die IT-Prozesse des Unternehmens übernimmt.
Das Tool zeichnet konkrete Prozessschritte auf, während der Anwender die von uns verwendete Applikation SAP R/3 4.6C bedient. Dies geht folgendermaßen: Gemeinsam mit dem User einer Fachabteilung wird eine Transaktion im ERP-System ausgelöst. Dabei findet gleichzeitig im Hintergrund die Aufzeichnung (Recording) des Vorgangs statt. Sie lässt sich danach im "See-it-Mode" der Ondemand-Software beliebig oft anzeigen. Eine Erweiterung ist die Wiedergabe in der Betriebsart "Try It" oder "Do It". Hierbei lenkt das Werkzeug den Endanwender während der SAP-Sitzung mit dem Cursor in die entsprechenden Eingabefelder der Maske. Es spielt dabei keine Rolle, ob der User zur Eigenschulung in einer Testumgebung oder im Produktivsystem arbeitet. Die Variante Do It zeigt dem ERP-Nutzer in einem kleinen Fenster an, wo in der SAP-Anwendung der nächste Eingabeschritt zu erfolgen hat. Bei dieser Form der Wissensvermittlung arbeitet der Fachanwender selbständig nach dem im SAP-System konfigurierten Ablaufschema. Der Vorteil: Nach einer Grundeinweisung entfällt die sonstige intensive Supportbetreuung nahezu komplett. Gibt es Änderungen im Prozessablauf, so kann der aufgezeichnete Film an der richtigen Stelle angepasst werden. Nach einer erneuten Veröffentlichung der Sequenz steht sie den ERP-Anwendern wieder zur Verfügung. In unserem Unternehmen haben wir die kompletten Anleitungen im Intranet abgespeichert und veröffentlicht. Alle SAP-Nutzer können die im XML-Format aufgezeichneten Filme abrufen. Besitzt der Mitarbeiter entsprechende Berechtigungen, wird er durch die Transaktionen geführt. Hat er Fragen, steht ihm eine Online-Hilfe zur Verfügung. Wem es dann noch nicht genügt, der kann die Aufzeichnungen zusätzlich als Word-Datei veröffentlichen. Für 18 verschiedene Reports im SAP-Modul zur Projektsteuerung kommen so Word-Dokumente in einem Umfang von rund 100 Seiten zustande, die automatisch vom Ondemand-Werkzeug erstellt wurden. Diese Dateien liegen mit komplettem Inhaltsverzeichnis, Seitenformatierung, Bildschirm-Screens und gegebenenfalls den Berichten (im Excel-Format) vor. In etwa vier Wochen haben wir alle SAP-Module mit Hilfe des Personal Navigator aufgezeichnet und wie beschrieben dokumentiert. Das Angebot kann jederzeit überarbeitet und erweitert werden. Nach einem Rollout wünschen sich die User oft weiterführende Funktionen, die über die Standardabläufe hinausgehen. Das Tool eignet sich dazu, auch diese zu dokumentieren. Für einen späteren Integrationstest werden aus den Aufzeichnungen die Unterlagen erstellt.
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Auf der anderen Seite hat das IT-Support-Team selbst oft sehr viele, unterschiedliche Aufgabenfelder, meist aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Wenn das Unternehmen groß ist und eine große SAP-Abteilung hat, gibt es natürlich auch spezielle Supporter, mit explizitem Fachwissen. Doch das ist nicht immer der Fall, und zumeist hat der IT-Support im Tagesgeschäft auch noch das SAP-System in der Verantwortung. Und jetzt bekommen die IT-Supporter hier eine Meldung, die lückenhaft ist. Und daraus soll jetzt der Grund der Störung identifiziert werden. Dazu sind sehr oft Rückfragen notwendig. Es gibt hier teilweise regelrechte Ping-Pong-Spiele, die Zeit kosten und frustrieren. Als Ergebnis werden Tickets oft fehlgeleitet. Weil der Support sie falsch klassifiziert, sie falsch priorisiert. Das führt zu sehr langen Laufzeiten, zu besagtem Frust und letztendlich zu erhöhten Kosten, weil der Betrieb unter Umständen dann stillsteht. Optimal wäre es doch, wenn der Support neben dem Kommentar des Anwenders einen Screenshot von der GUI bekommt und zusätzliche Parameterinformationen, welches System etc. Vielleicht noch die Information, wie wichtig denn diese Tätigkeit ist, die gerade nicht mehr ausgeführt werden kann. Um dann das Ganze im Sinne des Unternehmens auch richtig priorisieren zu können.
Jeder Anwender sitzt vor seiner SAP-Benutzeroberfläche, muss hier Daten eingeben und wenn es zu einer Störung kommt, kommt es zu Verzögerungen – in der Bestellung, in der Bearbeitung eines Auftrages, bei der Erstellung von Lieferscheinen etc. Dies kann sehr schnell geschäftsschädigend sein. Man kommt nicht weiter, weil Daten nicht eingegeben werden können. Warum etwas nicht funktioniert, wissen SAP-Anwender nicht unbedingt. Aus der Perspektive des Anwenders ist es eine Oberfläche, mit der man täglich arbeitet. Wenn diese nicht mehr funktioniert, dann muss der Support kontaktiert werden. In diesem Falle verlässt man die SAP-Welt, um in einem anderen System das Problem auf irgendeine Art und Weise zu beschreiben. Es wäre natürlich sehr viel eleganter und hilfreicher, wenn man direkt in der SAP-Applikation einen Hilfeknopf hätte, der automatisch ein Ticket erstellt. Jedes so erstellte Ticket wird automatisch mit Laufzeitinformationen und Screenshots angereichert, so dass die Supporter direkt mit der Bearbeitung beginnen können. Es ist nämlich leider nicht selten der Fall, dass der Anwender gar nicht weiß, in welcher Transaktion usw. er sich gerade befindet. Und schon allein das sorgt oft für Verwirrung und ein Hin und Her.
Etliche Aufgaben des SAP Support können mit "Shortcut for SAP Systems" einfacher und schneller erledigt werden.
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